A Prefeitura de Joinville está dando mais um passo para a modernização da gestão pública com a aplicação do Design Thinking, conceito que vem se popularizando entre empresas e startups e que tem como foco a resolução de problemas complexos, com criatividade. 

“A cidade tem o DNA da inovação, e a Prefeitura faz parte disso. Está tentando se reinventar, assim como as empresas, seguindo uma tendência de mercado”, enfatiza o secretário de Integração e Desenvolvimento Econômico (Side)”, Danilo Conti.

Na Prefeitura, o conceito já é utilizado pela Side, Vigilância Sanitária, Secretaria de Assistência Social (SAS) e Secretaria de Administração e Planejamento (SAP).

Na Side, o Design Thinking foi utilizado para estabelecer o modelo de negócios da secretaria e ajudar na desburocratização de processos relativos à abertura de empresas.

“Tornar esses processos mais ágeis é um valor que a Side tem junto aos empresários”, destaca Conti.

A metodologia passou a ser aplicada no Comitê Permanente de Desburocratização (CPD), que dividiu as empresas em três graus de risco.

Com o auxílio do Design Thinking, o grupo conseguiu rapidamente elaborar projeto de lei para que as empresas de grau 1, para atividades que não necessitam de espaço físico para acontecerem (representantes, consultores, advogados, pedreiros, entre outros), possam ser abertas no prazo máximo de 48 horas. O projeto está em análise na Procuradoria do Município para depois seguir à Câmara de Vereadores.

A abordagem também foi utilizada na elaboração da lei 407, que estabelece normas para a realização de eventos na cidade.

O grupo de discussão, que envolveu produtores de eventos, órgãos da Prefeitura, Polícia Civil, Corpo de Bombeiros e a equipe do vereador Manoel Bento, conseguiu produzir o texto do projeto de lei em 45 dias.

“Em vez de procurarmos leis já existentes e tentarmos adaptar para Joinville, fizemos algo totalmente novo, partindo do zero, com base nas necessidades locais”, explicou Ari Vieira Junior, gerente da Side que atuou como moderador de Design Thinking.

Ari também foi moderador no trabalho que se iniciou na Vigilância Sanitária. “Desde o início do processo, verificamos que, ao executar o trabalho diário, fica tudo tão mecânico que não questionamos o que pode ser melhorado”, lembra Edilaine Pacheco Pasquali. Com o estudo apresentado, foi possível visualizar as fraquezas e virtudes do serviço.

“Foi dado foco ao que realmente precisa ser feito para a melhoria no trabalho, com base na avaliação dos “Pilares da Organização”, que foram definidos pela análise dos processos, envolvendo a equipe para ter dados concretos”, explica.

O trabalho desenvolvido na Side conta com o apoio voluntário do consultor empresarial Michel Winkler. “O Design Thinking é uma abordagem para resolver problemas complexos de forma criativa, usando o exercício de empatia, que faz a pessoa se colocar no lugar do cliente, e o processo colaborativo de criação, onde todos participam”, explica.

A metodologia também se diferencia pela explanação visual de problemas e soluções, feita geralmente com a ajuda de quadro branco, post-its e canetas coloridas. “Isso ajuda as pessoas a terem a visão do todo”, completa.

A Secretaria de Assistência Social (SAS) fez uso das metodologias do Design Thinking para reestruturar suas atividades e criar um modelo de incubação, que será aplicado no segundo semestre deste ano, como projeto-piloto, contemplando grupos já atendidos pela Unidade de Geração de Renda, entre eles grupos de artesania e reciclagem de resíduos sólidos.

Para o gerente de Geração de Renda da SAS, Marcus Rodrigues Faust, a metodologia possibilita criar um ambiente com múltiplas visões, com profissionais de áreas distintas falando a mesma língua.

“Com o uso de ferramentas visuais, montagens de fluxos claros e confronto de ideias pré-concebidas, todos sentem-se à vontade para transceder e inovar. A regra é não limitar a imaginação, encarar a raiz do problema, simplificar e corrigir”, ressalta.
 
A Secretaria de Administração e Planejamento (SAP) utiliza ferramentas típicas de Design Thinking desde 2013, mesmo antes de a Side começar. O diretor-executivo da SAP, Filipe Schüür, explica que ferramentas foram usadas, por exemplo, para conceber e prototipar o funcionamento de unidades da administração municipal, entre elas, as subprefeituras.

“Citamos também o Mapeamento de Contexto, utilizado para direcionar e priorizar o redesenho de processos internos, e a Jornada do Usuário, usado para melhorar os fluxos de atendimento ao cidadão, buscando a desburocratização e possibilitando que algumas etapas sejam realizadas por autosserviço”, detalha.

Filipe Schüür explica que o Design Thinking traz metodologias para o entendimento de um problema, geração de alternativas, prototipagem e implantação de soluções. Também se caracteriza pelo uso intensivo de ferramentas visuais, grande diferencial em um ambiente burocrático.

“A visualização permite ampliar o entendimento sobre o assunto e rapidamente criar uma narrativa consistente sobre o problema e a solução, possibilitando uma ação rápida. Nossas reuniões de trabalho ocorrem sempre em frente a um quadro branco, onde esquematizamos o que está sendo discutido, desde o planejamento de projetos, protótipos de sistemas e de serviços, matrizes de decisão e acompanhamento da implantação”, completa.

Fonte: Assessoria de Comunicação da Prefeitura de Joinville